فرایند های برنامه ریزی منابع سازمانی ERP که باید در سال 2020 به دنبال آن گشت - مجله سرگرمی

ERP یکی از مهم ترین ابزار های کاربردی درون سازمانی محسوب می گردد که می تواند با تجمیع فعالیت های مختلف در یک کسب و کار به بخش های مرتبط با دریافت های اقتصادی، بسته بندی و حمل، فراوری، پرداخت به تامین نمایندگان، مدیریت مواد و توسعه محصول یاری شایانی کند. راه چاره های ERP فرایندگرا بوده و تجمیع نماینده ریزفرایند ها مربوط به کسب و کار است، با توجه به تنوع و تحول بخش های سازمانی در حال پیشرفت و تحول، بسیاری از کسب وکار ها برای کنترل هزینه های عملیاتی، ایجاد یکپارچگی سازمانی، تصمیم گیری بر مبنای داده های با کیفیت و در نتیجه بهبود تدریجی فرایند های سازمانی از این سیستم استفاده می نمایند.

مطمئناً بسیاری از راه چاره های ERP در سال های آینده با توجه به تغییرات فناورانه و تغییر نگاه مدیران و کاربران نسبت به فناوری اطلاعات دچار تحول خواهد بود و بعضی از کسب و کار ها با توجه به احتیاجی که داشته اند، مباحث جدیدی در این سامانه سفارش داده اند و موجب ارتقای این نرم افزار ها خواهند شد.

این فرایند ها از قرار زیر است:

1. مدل دو لایه (Two-Tier Model):

این مدل، ترکیبی بیشتر از یک نرم افزار یا فروشنده است. با توجه به مشکل یکپارچه سازی در مراحل اولیه اجرا، توصیه می گردد برای کسب وکار ها یک استراتژی اجرایی فراهم گردد.

2. افزایش پذیرش اختیاری در کسب وکار های کوچک و متوسط (Increased Adoption in SMBs):

به طور عمده کسب وکار های کوچک و متوسط به ویژه شرکت هایی که در حال سرمایه گذاری در حوزه فناوری اطلاعات هستند، تمایل دارند ERP را با اختیار خود بپذیرند. این راه چاره می تواند عملکردی ((end-to-end در یک سیستم کسب و کاری ارائه دهد. در چند سال اخیر عمدتاً ERP در شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گرفت، اما با کاهش قیمت و افزایش دسترسی، این نرم افزار در کسب و کار های کوچک و متوسط نیز رواج پیدا نموده است.

اصطلاح End-To-End دارای دو مفهوم است که در ERP مورد استفاده قرار می گیرد؛ یکی به معنای عملکردی که می تواند با از بین بردن میانجی به بهینه سازی عملکرد و کارآیی منجر گردد و دیگری فرایند را به گونه ای عملیاتی پشت به پشت و بهم چسبیده تعریف کند تا در زمان های خالی توقف بی دلیل از میان برود.

3. ERP چابک (Agile ERP):

یکی از شکایت های که در زمان اجرای ERP مطرح می گردد، زمان زیاد پیاده سازی آن است. این موضوع حتی با توجه به حضور یک تیم بزرگ و چندین ماه برنامه ریزی، تصمیم گیری و اجرای استراتژی قبل از آماده سازی وجود دارد. بخشی از دلایل این امر پیاده سازی ERP از طریق مدیریت پروژه به روش آبشاری است. اما اخیراً، بعضی متخصصان صنعت برای پیاده سازی ERP به روشی چابک کوشش می نمایند. آن ها استدلال می نمایند که این روش سریع تر، سازگار است و محصول نهایی بهتری را فراهم می نماید. پس ما باید بپرسیم هنگامی که نوبت به اجرای ERP می رسد، آیا بهتر است که یک روش چابک یا آبشاری را دنبال کنیم؟ دلیل مطلوبیت کمتر مدل آبشاری این است که از نظر روش شناسی، تا زمانی که مسئله ای به یک مسئله مهم و اساسی تبدیل نگردد، مورد توجه یا آنالیز قرار نخواهد گرفت.

روش آبشاری چیزی است که شما ممکن است آن را راه سنتی برای اجرای یک ERP بنامید. شما الزامات را جمع آوری، یک برنامه را ایجاد و یک محصول نهایی کاملاً عملیاتی را ارایه می کنید. هر فاز از پروژه یک نقطه آغاز و خاتمه دارد و کار در فاز بعد تا زمانی که فاز فعلی تکمیل گردد آغاز نمی گردد.

اما روش چابک، انعطاف پذیرتر از روش آبشاری است. تفاوت بزرگ بین آبشاری و چابک در مراحل توسعه و گسترش است و به جای کوشش برای ارایه یک محصول کامل و یک روش چابک، روی چیزی که در حال حاضر مهم ترین فعالیت است تمرکز می نماید.

به این روش فکر کنید: اگر روش آبشاری مانند نوشتن یک رمان باشد، روش چابک مثل نوشتن یک کتاب از داستان های کوتاه است.

فواید روش چابک

پروژه ها سریع تر اجرا می شوند.

پس ازپیاده سازی محصول می توانید روی محصول live کار کنید.

در رابطه با ویژگی ها و الزامات، انعطاف پذیری بیشتر وجود خواهد داشت.

هم کاری بیشتری با مشتری وجود دارد.

شانس بیشتر برای رضایت مندی مشتری از محصول نهایی وجود دارد.

تمرکز بیشتر روی کار ها با اولویت بالا وجود خواهد داشت.

مستندات همواره از اصلی ترین ویژگی روش چابک هستند؛ به این صورت که مشتری احتیاج های خود را بیان می نماید و این احتیاج ها در مستندات ثبت شده است و اگر در طول فراوری احتیاج های مشتری تغییر کند، باید کد ها طبق مستندات ثبت شده دستخوش تغییر شوند.

4. ERP مشتری محور (Customer-Centric ERP):

بیشتر راه چاره های ERP برای برآورده ساختن الزامات مدیریت در بخش هایی مانند: حسابداری، حسابرسی و ممیزی، زنجیره تأمین و انبار طراحی شده اند.

در راه چاره ERP رویکرد مشتری محور (customer-centric approach) هرگز در برنامه اهمیت بالایی نداشته است، اما در سال 2020 شاهد تغییرات چشم گیری در این رویکرد خواهیم بود، زیرا تغییرات تاکتیکی و استراتژیک مورد استفاده قرار خواهد گرفت و شرکت های ارائه دهنده سعی خواهند کرد تا راه چاره های مشتری پسندتر (customer-friendly) ارائه دهند.

5. امنیت و سازگاری: (Security & Compliance)

ERP برای بیشتر کسب و کار ها به یک ضرورت تبدیل شده و در اولویت بندی کسب و کار ها رعایت سازگاری و امنیت، افزایش یافته است. یکی از این موارد SAP Business One است که سازگار با اقتصادیات کالا ها و خدمات

(Goods and Services Tax) است و به طور مداوم نرم افزار را ارتقا می دهند.

6. ERP شخصی سازی شده (Personalized ERP):

با بالا رفتن و بهتر شدن هوش مصنوعی، شاهد افزایش شخصی سازی در راه چاره های ERP خواهیم بود. راه چاره های انعطاف پذیر، شخصی سازی خدمات را پشتیبانی خواهد نمود و رابط های کاربری (user-interfaces) تجربه بهتری برای کاربر ایجاد خواهد نمود. ERP و AI باید در کنار هم و با هم کار نمایند تا یک تجربه شخصی تر به مشتری ارائه دهند، زیرا هر دو مانند بدن و مغز هستند.

7. تمرکز بر کارآمدی (Focus on Functionality):

کارآمدی راه چاره های ERP، با اهمیت تر از قیمت گذاری در نظر گرفته خواهد شد، اگر راه چاره های ERP موجود نتوانند ویژگی های خاصی را که مورد احتیاج مشتریان است ارائه دهند، به احتمال زیاد جایگزین یک راه چاره جدیدتر که در بازار موجود است خواهد شد.

8. نگرش با زمان واقعی (Real-Time Insights):

بسیاری از راه چاره های ERP جدید در حال دگرگونی هستند. آن ها اکنون سیستم ها را قادر می سازند گزارشاتی از داده های به دست آمده فراوری و پاسخ های لحظه ای را پشتیبانی نمایند. جمع آوری داده های متمرکز یک زیرساخت تغییر یافته است که راهی برای راه چاره های ERP سنتی به وجود می آورد تا چنین فرایند هایی را اجرا کند و نگرشی برای برنامه ریزی و پیش بینی اهداف کسب وکار در اختیار شما قرار دهد.

مزایای نگرش در زمان واقعی:

تصمیم گیری بهتر درکسب وکار

اجرای هموار عملیات ها

بهبود تجربه های مشتری

اطلاعات یکی از ارزشمندترین منابع در کسب وکار است و یکی از مزایای کلیدی نرم افزار ERP می تواند توانایی پشتیبانی از تصمیمات کسب وکار آگاهانه باشد. با داشتن اطلاعات دقیق و به روز از کسب و کار می توان تفاوت بین یک حرکت پیروز و یک حرکت شکست خورده را تعیین نمود.

گزارش دهی و سیستم های ردیابی در فرایند ها به معنی تایید فوری برای تحویل کالا و یا تحویل تجهیزات است. حمل و نقل را می توان از یک مکان واحد کنترل کرد و حتی با داده های اقتصادی از آن عبور کرد تا اطمینان حاصل گردد که همه چیز در اوج کارایی عمل می نماید.

یکی از نکات برجسته جمع آوری داده های متمرکز در ERP، توانایی تاثیر مثبت بر مشتریان است. داده ها را می توان برای بهبود تعامل مشتری وتعامل و رضایت به کار برد.

9. تقویت توانایی های انسانی (Augmented Human Capabilities):

بعضی از راه چاره های پیشرفته ERP قابلیت های منحصربه فرد اطلاعاتی را ارائه خواهند کرد که می تواند باعث فعال شدن اتوماسیون گردد. ERP در کنار تقویت توانایی های فردی، باعث بالا رفتن بهره وری یک کارمند شده و می تواند به طور بالقوه تأثیر مستقیمی بر عملکرد شرکت داشته باشد.

در واقع تقویت توانایی های انسانی به زبان ساده به این توضیح است که با استفاده از ابزار های پیشرفته هوشمند توانایی های انسانی از جمله توانایی های حرکتی، حسی و ... افزایش یابد.

10. رابط کاربری کاربرپسند (Friendly User Interface):

برای به دست آوردن داده های بیشتر در زمان واقعی، سازمان ها آغاز به پذیرش اختیاری آخرین فناوری می نمایند. تعامل راحت تر با سیستم ERP موجب افزایش کارایی کارکنان می گردد. رابط کاربری بهتر و طراحی جذب نماینده، بخشی از رابط تازه تکامل یافته خواهد بود. این امر لازم است، زیرا بیشتر کارمندان از نسل کلیک کردن و لمس کردن هستند تا از نسل تایپ کردن.

11. هوش تجاری و برنامه ریزی منابع سازمانی Business Intelligence& Enterprise resource planning (BI & ERP)

سیستم های ERP از طریق ارائه آینده نگری در زمان حال در زمینه توسعه محصول، بهره وری و بازاریابی، کارایی عملیاتی کسب و کار ها را به جلو حرکت خواهند داد. به عنوان مثال، یک مدیر فراوری در صنایع ساخت و ساز می تواند از داده های زمان حال و ترکیب BI و ERP میزان ضایعات کف کارخانه را لحظه به لحظه نظارت و کنترل کند.

12. ERP های مبتنی بر ابر (Cloud-Based ERPs):

در سال 2019، شاهد افزایش پذیرش و استفاده از خدمات Cloud در بین کسب و کار های بزرگ و کوچک بودیم. همچنین به نظر می رسد این فرایند در سال 2020 نیز ادامه یابد به ویژه راه چاره های ابری کاملاً توسط ارائه دهندگانی اداره می گرددکه تیم های فناوری اطلاعات را از کوشش های طاقت فرسای تعمیر و نگهداری رها می سازند. از آنجا که برای پشتیبانی از این قابلیت به سرور های داخلی (in-house servers) احتیاجی ندارند و مزایای بی شماری هم برای استفاده های آینده نیز دریافت می نمایند.

جمع بندی:

در سال 2020 شاهد معرفی فرایند های جدید ERP در بازار خواهیم بود که می تواند کل سناریوی تجاری و فنی در یک سازمان را مختل کند. تصمیم سازان باید مراقب فرایند های آینده باشند و ببینند که چگونه می توانند بر ساختار (structure)، بازده (output) و نتایج کسب و کار (business results) یک سازمان تأثیر بگذارند.

مطالعه بیشتر:

https://www.vtechsolution.ca/erp-trends-to-look-out-for-in-2020/

salmandiar.ir: دیار سلمان | مجله گردشگری و مسافرتی

samitm.ir: مجله سامی | وبلاگ نقد و بررسی کالاها و اخبار تولیدات صنایع

sctm.ir: تیم علمی | مجله علمی و دانشگاهی، مقالات علمی