کاربردی ترین نکات مدیریتی - مجله سرگرمی

سال 2019 با تمام فراز و نشیب هایش به خاتمه رسید. مجله کسب وکار هاروارد بخشی دارد به نام نکته مدیریتی امروز. ویراستاران مجله، تمام آنچه در سال 2019 در این بخش منتشر شده بود را مرور کردند و جالب ترین و کاربردی ترین نکات را برگزیدند که با هم آن ها را مرور می کنیم:

نوشتن لیست کار ها کافی نیست، از روش Timeboxing بهره ببرید

وحشتناک تر از لیست کار های انجام نشده که روی هم تلنبار شده اند، این است که ندانیم هر کدام از این کار ها را کی قرار است انجام دهیم. یک راه چاره ساده وجود دارد: Timeboxing. این به زبان ساده یعنی برای انجام کار ها زمان تعیین کنید. به جای نوشتن لیست کارها، یک بازه زمانی تعیین برای هر کار روی تقویم خود تعیین کنید.

این بازه، تایم باکس یا کادر زمان نام دارد. به یاری این روش، شما از قبل برنامه ریزی دارید که هر کاری را کی انجام دهید. از کجا شروع کنیم؟ ابتدا به لیست کارهایتان نگاه کنید و ببینید هر یک از کار ها چقدر مهلت دارد. مثلا اگر یک ویدئوی تبلیغاتی قرار است سه شنبه به صورت زنده پخش گردد و تیم فراوری برای اعمال تغییرات و ویرایش های شما به 72 ساعت احتیاج دارد، پس باید تا روز سه شنبه، هر کاری به جز آن را حداقل به مدت 72 ساعت تعطیل کنید.

این کار یک مزیت دیگر هم دارد. اگر اعضای تیمتان بتوانند تقویم یکدیگر را ببینند، همه می دانند که کار ها به موقع انجام خواهد شد. اما مهم ترین مزیتش این است که احساس می کنید روی زمان خود کنترل دارید و همین باعث می گردد در محیط کار احساس شادی بیشتری کنید.

مهارت های تفکر نقادانه را تقویت کنید

برای تصمیم گیری بهتر، باید بتوانید نقادانه فکر کنید. با این حال، بسیاری از رهبران، اولین راه چارهی که به آن ها پیشنهاد می گردد را می پذیرند و برای آنالیز یک موضوع از تمام زوایا وقت نمی گذارند. برای جلوگیری از این اشتباهات، روش هایی پیشنهاد می کنیم تا مهارت های تفکر نقادانه را در خود تقویت کنید.

اولا، مفروضات خود را زیر سوال ببرید، به خصوص وقتی پای برد و باخت در میان است و ریسک ماجرا بالاست. مثلا وقتی یک استراتژی جدید برای کسب وکار به ذهنتان می رسد، بپرسید: چرا این بهترین گزینه است؟ بر اساس آمار ها و مطالعات، چه انتظاری از آینده بازار باید داشته باشیم؟ ثانیا، منطق را زیر سوال ببرید. هنگام ارزیابی یک مصاحبه، به این فکر کنید که آیا شواهد معتبر هستند و به نتیجه گیری صحیح یاری می نمایند؟

آیا داده ها مهر تاییدی بر منطق هستند؟ سوما، به دنبال دیدگاه های جدید باشید. آدم ها همواره هنگام آنالیز جوانب و نتایج یک مساله، دوست دارند به دیدگاه های نزدیکانشان اتکا نمایند. اما اگر تمام این افراد، مثل ما فکر نمایند و دیدگاه هایشان شبیه ما باشد، فایده ندارد. از حباب خود خارج شوید و از افراد مختلف بخواهید که منطق شما را به چالش بکشند و زیر سوال ببرند.

نکاتی برای طرح قانع نماینده یک ایده

وقتی می خواهید ایده ای را در محل کار یا جلسه مطرح کنید، چطور این کار را انجام می دهید؟ ما پنج اصل متقاعدسازی را به شما توصیه می کنیم که ارسطو، 2 هزار سال پیش آن ها را شناسایی کرد و استادان متقاعدسازی و سخنوری هنوز هم از آن ها استفاده می نمایند:

 اتوس (Ethos). اتوس یعنی اثبات اعتبار یا شخصیت خود به عنوان گوینده. سخن خود را با این اصل شروع کنید. به مخاطبان خود نشان دهید که نسبت به آن ها حسن نیت دارید و صلاح آن ها را می خواهید و اینگونه، اعتمادشان را به دست آورید.

 لوگوس (Logos). لوگوس یعنی اثبات ادعایتان با اتکا به حقایق و آمارها. برای حمایت از ایده خود از داده ها، شواهد و حقایق بهره ببرید.

 پاتوس (Pathos). پاتوس یعنی برانگیختن احساسات مخاطب. انگیزه دریافت مخاطبان، کاملا بستگی دارد به حسی که گوینده در آن ها ایجاد می نماید. ایده خود را در قالب داستانی مطرح کنید که واکنش احساسی مخاطبان را برانگیزد.

 متافور (Metaphor). ایده خود را با چیزی که برای مخاطب آشناست قیاس کنید. این یاری می نماید که مفاهیم انتزاعی، برای مخاطب عینی و ملموس گردد و در نتیجه، مصاحبه شفاف خواهد شد.

 اختصار (Brevity). ایده خود را تا جایی که ممکن است در چند کلمه شرح دهید. دامنه توجه آدم ها محدود است و از یک جایی به بعد، تمرکزشان روی موضوع، کمتر و کمتر می گردد پس ابتدا درباره منظور اصلی خود صحبت کنید.

آیا هنوز هم به خاطر اشتباه یک سال پیش ناراحتید؟

وقتی در محیط کار، مرتکب اشتباه می شوید، آیا روز ها یا هفته ها آن را مدام در ذهن خود مرور می کنید؟ آیا بیش از حد به آن فکر می کنید؟ به این می گویند نشخوار فکری که می تواند به اضطراب جدی منجر گردد. برای آن که از این دور باطل خارج شوید، چند راه چاره وجود دارد. اولا، محرک های نشخوار فکری را شناسایی کنید. آیا افراد، پروژه ها یا تصمیمات خاصی وجود دارد که باعث گردد به خودتان شک کنید؟

دقت کنید که چه مواقعی به نشخوار فکری دچار می شوید و چرا. همچنین می توانید از افکار منفی فاصله بگیرید و روی آن ها برچسب افکار یا احساسات بزنید. مثلا به جای گفتن این جمله که من نالایقم، بگویید حس می کنم نالایقم. این یاری می نماید میان حس های لحظه ای و چیزی که واقعا هستید تمایز قائل شوید.

یکی دیگر از راه های توقف نشخوار فکری، پرت کردن حواستان است. وقتی افکار منفی رهایتان نمی نمایند، قدم بزنید، مدیتیشن کنید یا گزارش هزینه ها را بنویسید، یا هر فعالیت ساده ای که برای چند دقیقه بتوانید رویش تمرکز کنید.

مدیران! بدانید کی دست از حرف زدن بردارید و شروع کنید به گوش دادن

به عنوان یک مدیر، احتمالا مجبورید زیاد حرف بزنید. البته باید هدایت های لازم را در اختیار کارکنان قرار دهید و در بسیاری از موقعیت ها مجبورید اظهارنظر کنید. اما از یک جایی به بعد، زیاد حرف زدن ممکن است تبدیل گردد به ارتباط بیش از حد. ممکن است تبدیل شوید به متکلم وحده و این باعث می گردد دیدگاه کارکنان شنیده نگردد.

برای حصول اطمینان از اینکه این اتفاق نیفتد، همان قدر که حرف می زنید، همان قدر هم گوش کنید. وقتی یکی از حضار در جلسه، سوالی مطرح می نماید، قبل از آنکه نظر بدهید از بقیه بخواهید در مصاحبه شرکت نمایند و نظرشان را بگویند. به این ترتیب، همه در مصاحبه شرکت خواهند داشت و حس می نمایند نظرشان ارزشمند است.

همچنین می توانید برای تشویق کارکنان به گفت وگوی آزاد، با هر یک از اعضای تیم، جلسه بگذارید؛ جلسه دو نفره. از کارمندتان درباره خواسته ها، احتیاج ها و نگرانی هایش بپرسید. سپس سکوت کنید. احتمالا شگفت زده خواهید شد، چون وقتی چیزی نمی گویید، خیلی چیز ها یاد می گیرید.

قبل از یک گفت وگوی سخت، آماده شوید. حتما آماده شوید.

مصاحبه های سخت، اصلا جذاب نیستند، اما اگر از قبل آماده باشید، حداقل می دانید که مصاحبه سازنده خواهد بود. ابتدا انگیزه ها و اهداف خود را شناسایی کنید. می خواهید از این مصاحبه به چه چیزی برسید؟ دوست دارید مخاطب به چه چیزی برسد؟ آگاهی از هدف مصاحبه، یاری می نماید که مصاحبه را در مسیرش نگه دارید، به خصوص وقتی احساسات و هیجانات بر فضا حاکم می شوند.

سپس برای دفاع از موضع خود، حقایق را جمع آوری کنید. مثلا اگر قصد دارید درخواست اضافه حقوق دهید، شواهدی جمع آوری کنید که نشان دهد طی این مدت چقدر در شغلتان رشد نموده اید. اگر می خواهید به کسی بازخورد منفی بدهید، از کار ها و رفتارهایش برایش مثال بیاورید. برای دفاع از دیدگاه خود آماده باشید و شرح دهید که چطور به این نتیجه رسیدید. درباره ذهنیتی که نسبت به طرف مقابل دارید، خوب فکر کنید.

آیا، چون افزایش حقوق شما (یا رد درخواستتان) در دستان رئیستان است، او را دشمن خود می دانید؟ به این فکر کنید که در این مصاحبه، چه چیزی برای رئیستان مهم خواهد بود. سپس از همان برای برطرف نگرانی هایش بهره ببرید.

برای کارمند ها استاندارد های سالم تعیین کنید

وقتی کارمند ها همواره سرشان شلوغ است، آنقدر که وقت سر خاراندن هم ندارند، این به مرور باعث می گردد خلاقیت، انگیزه و رضایت شغلی خود را از دست بدهند. مدیران باید پیشگام باشند و برای اعضای تیم، استاندارد های سالم تعیین نمایند. این موارد را می توانید امتحان کنید:

 الگو باشید. وقت ناهار که رسید، کار را متوقف کنید. محل کار را به موقع ترک کنید. در کار کردن، انعطاف پذیر باشید (در خصوص ساعات کار، نحوه انجام کار و محل انجام کار) و بگذارید کارمند ها این رفتار ها را ببینند. شب های دیروقت برای کارمند ها ایمیل نفرستید، چون ممکن است حس نمایند باید 24 ساعته کار نمایند.

 زمان اضافی در نظر بگیرید. طبق تحقیقات، ما معمولا در خصوص زمان اتمام یک کار، زیادی خوش بین هستیم. اعضای تیم خود را تشویق کنید که هر هفته، زمانی را برای اتمام پروژه هایی که طول می کشند، خالی بگذارند. این یاری می نماید که اعضا، بخشی از لیست کار های خود را خالی نمایند و همچنین، بخشی از ذهنشان آزاد گردد.

 شفافیت درباره حجم کارها. با کارکنان درباره حجم کارهایشان صحبت کنید تا متوجه شوید که روی چه چیزی دارند کار می نمایند. از گفته های آن ها بهره ببرید. آیا اعضا به منابع بیشتری احتیاج دارند یا باید برخی از کار ها را متوقف نمایند؟

برای برگزاری یک جلسه خوب، نکات ابتدایی را رعایت کنید

بسیاری از جلسات کاری، فقط وقت اعضا را تلف می نمایند. جلسات معمولا به حاشیه می فرایند، به درستی اداره نمی شوند و بیش از حد طولانی اند. هنگام برنامه ریزی برای جلسات، اول باید بدانید اصلا چرا دارید این جلسه را برگزار می کنید. باید یک هدف تعیین در ذهن داشته باشید. این یاری می نماید یک دستور جلسه مفید تنظیم کنید.

سپس به این فکر کنید که حضور چه کسانی در جلسه ضروری است. تصمیم گیرندگان کلیدی، افراد بانفوذ و ذی نفع را در نظر بگیرید. اگر برخی ها باید در جریان جلسه باشند، اما حضورشان ضروری نیست، می توانید قبل از تشکیل جلسه از آن ها نظراتشان را بپرسید و پس از جلسه، آن ها را در جریان تحولات قرار دهید. جلسه را چطور شروع کنیم؟ ابتدا هدف اصلی جلسه را شفاف شرح دهید و کوشش کنید همه روی جلسه تمرکز نمایند.

وظیفه شما این است که کاری کنید اعضا نسبت به نتایج جلسه، تعهد داشته باشند. پس از اتمام جلسه، چند دقیقه زمان بگذارید و فکر کنید. آیا همه اعضا مشارکت داشتند؟ آیا حواسشان به جلسه بود یا نه؟ چه روش هایی جواب داد؟ چه چیز هایی جواب نداد؟ از دیگران هم نظر بخواهید. تفکر و نظرخواهی از دیگران یاری می نماید که جلسه بعد، بهتر و سازنده تر باشد.

بازخورد مثبت را دست کم نگیرید

بسیاری از ما انتقاد های دیگران را فراموش نمی کنیم. انتقادها، چون تکان دهنده و تهدیدنماینده هستند، در ذهنمان می مانند. اما نظرات مثبت هم مهمند، چون به ما یاری می نمایند نقاط قوت و رشد خود را بشناسیم.

یک دفترچه بردارید (یا یک فایل دیجیتال باز کنید) و هر تعریفی که از خودتان شنیده اید را در آن بنویسید، مثل دریافت یک کارت تشکر یا ارزیابی مثبت در کار. وقتی بازخورد ترکیبی دریافت می کنید (هم مثبت، هم منفی)، جنبه های مثبت را از جنبه های منفی جدا کنید و مثبت ها را در دفترچه یادداشتتان بنویسید. در تقویمتان، زمان هایی را تعیین کنید تا یادداشت هایتان را مرتبا مرور کنید. به آن ها فکر کنید.

از خودتان بپرسید: چه الگو هایی را می توانم شناسایی کنم؟ چطور می توانم از نقاط قوتم در موقعیت های جدید استفاده کنم؟ چه چیز های دیگری درباره نقاط قوتم می توانم یاد بگیرم؟ و چه کسی می تواند از یک زاویه جدید به این نقاط نگاه کند؟ شاید با لذت بردن از تعریف های دیگران، اولش معذب شوید یا حس کنید متواضع نیستید. اما یک جور دیگر به قضیه نگاه کنید: یک نفر تمام کوششش را نموده تا نقاط قوتت را به تو نشان دهد، پس از آن استفاده کن.

کارکنان دوست دارند در محیط کار، احساس هدفمندی نمایند

برای ایجاد حس هدفمندی در کارکنان، بیانیه های ماموریت یا سخنرانی های انگیزشی کافی نیست. در واقع، این روش ها اگر نمایشی باشند یا بیش از حد انجام شوند، نتیجه معکوس خواهند داد و به جای جلب تعهد کارکنان، آن ها را بدبین می نمایند. برای الهام بخشی و جلب همکاری کارمندها، دو چیز را در ذهن داشته باشید: اولا، هدفمندی، یک احساس است.

شما می توانید به کارمندانتان بگویید که کارشان مهم است، اما چطور به آن ها یاری کنید که هدفمندی را خودشان حس نمایند؟ به دنبال راه هایی بگردید تا تاثیر کارشان را به آن ها نشان دهید. مثلا می توانید مشتری راضی ای را بیاورید تا شخصا از کارمندتان تشکر کند یا یک تیم کوچک را به ماموریت بفرستید تا احتیاج های مشتری ها را از نزدیک ببینند و تجربه نمایند.

دوما، صداقت و اعتبار شما مهم است. خیلی هم مهم است. اگر کوشش های شما برای هدفمندسازی، با رفتار های شما در گذشته همخوانی نداشته باشد، کارکنان مشکوک خواهند شد و به جای آنکه از شما الهام بگیرند، حس می نمایند دارید بازی شان می دهید. اگر کوشش برای هدفمندی را به یک روتین روزانه تبدیل کنید و رابطه میان وظایف روزانه با اهداف را به کارمند ها نشان دهید، آن ها خواهند دانست که در این رابطه، جدی هستید.

منبع: دنیای اقتصاد به نقل از HBR

مترجم: مریم مرادخانی

rezaruigari.ir: مجله رویگری، مجله سینما و هنر هفتم

mfiroozi.ir: مجله فیروزی، مجله خبری تحلیلی

silverseven.ir: سیلور 7 | مجله فناوری های رایانه ای، علوم کامپیوتری