برنامه ریزی دقیق و پیروز؛ چگونه به همه کارهایمان برسیم؟ - مجله سرگرمی

خبرنگاران| برای اینکه بتوانیم بهتر از وقت خود استفاده کنیم باید برنامه ریزی صحیحی داشته باشیم. وقتی می گوییم برنامه ریزی صحیح یعنی اینکه هر برنامه ریزی ای موثر نیست، بلکه باید برنامه ریزی صحیح را بیاموزیم و آن را انجام دهیم تا به نتایج مطلوب برسیم. گاهی در انتها یک روز پر مشغله کاری حتی اگر زودتر از همواره به محل کارتان آمده باشید و دیرتر آنجا را ترک نموده باشید باز هم احساس نمی کنید کار های قابل ملاحظه ای انجام داده اید.

گاهی کار های زیادی را انجام می دهید، اما انتهای آن بی نتیجه باز می ماند، کار های فوری در لحظه آخر، به انجام نرسیدن کار ها به خاطر کمبود وقت، قول ها و تعهداتی که انجام نشده است و... اینگونه می گردد که به ظاهر همواره سرتان شلوغ است، اما نتیجه چندانی از انجام این کار ها نمی گیرید. حتی گاهی برای بعضی از افراد پیش می آید که فکر می نمایند کار های زیادی دارند، اما عملا بیکار نشسته اند. تکیه کلام آن ها هم این است که: من خیلی سرم شلوغ است و وقت ندارم. بعضی از افراد آنقدر مشغول هستند که به خانواده، تفریح و مسائل شخصی خود به درستی نمی رسند.

وقتی از نزدیک آنالیز می کنیم متوجه می شویم که این امر نه به خاطر پر مشغله بودن آنها، بلکه به خاطر بی برنامگی آن ها است. به همین دلیل خیلی مهم است که بدانیم چگونه به درستی برای زمان خود برنامه ریزی کنیم. در این مقاله ما نگاهی به آنچه که شما می توانید انجام دهید می اندازیم. با تمرین این کار ها می توانید زمانی را برای کار هایی که واقعا مهم هستند اختصاص دهید، در حالی که هنوز زمان برای مسائل شخصی، خانواده و دوستان خود نیز دارید.

برنامه ریزی زمانی یک هنر است. طوری که دستیابی به اهداف و اولویت های شما را در یک زمان میسر می نماید. هنگامی که به طور موثر انجام گردد، به شما یاری می نماید که:

1- آنچه را که واقعا می توانید از زمان خود به دست آورید درک نموده و انجام دهید.

2- اطمینان حاصل کنید که به اندازه کافی زمان برای انجام وظایف ضروری دارید.

3- اضافه کردن زمان های احتمالی برای مسائل غیر منتظره را برای شما میسر می سازد.

4- از قبول بیش از حد مسوولیت ها اجتناب کنید.

5- به طور مستمر و پیوسته به سمت اهداف شخصی و شغلی خود کار کنید.

6- زمان کافی برای خانواده، دوستان، ورزش و سرگرمی داشته باشید.

7- به یک تعادل خوب در زندگی و کار دست یابید.

8- به تعهدات خود عمل کنید که این مساله به اعتماد به نفس شما می افزاید.

ما هیچ وقت نمی توانیم زمان را بخریم، اما اغلب آن را به راحتی هدر می دهیم یا از آن به طور غیر موثر استفاده می کنیم. برنامه ریزی صحیح به شما یاری می نماید که در مناسب ترین زمان به انجام کار های خود برسید و شما را در راستا دستیابی به اهداف خود نگه می دارد.

اولین قدم برای برنامه ریزی استفاده از یک قلم و کاغذ است. زمان خود را با استفاده از یک برنامه هفتگی تقسیم بندی و سازماندهی کنید. همچنین، می توانید از برنامه های نرم افزاری مانند تقویم گوگل، برگه های کار هایی که باید انجام دهم، تقویم کسب و کار و... بهره ببرید. یک ابزار مناسب با شرایط، سلیقه شخصی و بودجه خود انتخاب کنید. انتخاب ابزار برنامه ریزی مناسبِ خود باعث می گردد که به راحتی مسوولیت های خود را در یک فضایی که بتوانید به وضوح تمام آن ها را ببینید داشته باشید و به شما اجازه می دهد تا مدت مناسبی از زمان (روز/ هفته/ ماه) همراه با جزئیاتی که به آن احتیاج دارید را مشاهده کنید. قدم دوم شناسایی اولویت های شما است. انجام چه کار هایی در ضرورت و اولویت واقع شده است؟ روز خود را با انواع و اقسام مسوولیت ها پر نکنید. هر روز مسوولیت هایی را برای خود تعیین کنید که در آن روز توان انجام آن ها را دارید و لازم نیست که لیست بلندی از کار ها را تهیه کنید. سنگ عظیم نشانه نزدن است. ضروری ترین کار های امروز را در اولویت قرار دهید و بقیه را پس از اتمام کار ها به لیست اولویت خود اضافه کنید و انجام دهید.

وقتی کار هایی را که در اولویت هستند در طول روز انجام می دهید، در آخر روز احساس رضایت و شادی از خود خواهید داشت و عزت نفس شما بالا تر می رود. قدم بعدی شناسایی زمان مفید برای انجام کار ها است. برای انجام این کار چقدر زمان مفید ضروری است؟ برای انجام کار های خود چه میزان زمان را می خواهید اختصاص دهید؟ برای تفریحات خود چطور؟ برای برنامه های شخصی، خانوادگی و محبت آمیز خود چطور؟ باید تعیین کنید که هر عمل شما تقریبا و واقعا به چقدر زمان احتیاج دارد. گاهی ما فکر می کنیم که برای انجام بعضی از کار ها به زمان زیادی احتیاج است، اما در عمل چنین نیست؛ بنابراین تخمین مدت زمان واقعی باعث می گردد که ترس شما از انجام کار ها از بین برود. سعی کنید زمانی از روز که در آن موقع کارآمد تر هستید را شناسایی کنید و در آن موقع کارهایتان را انجام دهید. به عنوان مثال بعضی از افراد در صبح پر انرژی تر و کارآمدتر هستند و بعضی دیگر تمرکز موثر تری در بعداز ظهر یا شب دارند.

قدم چهارم نوشتن برنامه های جایگزین است. اگر مسوولیت مورد نظر را نتوانید انجام دهید، آیا جایگزینی برای آن دارید؟ یا وقت خود را هم بی فایده از دست می دهید؟ بهتر است که همواره برنامه های جایگزین را برای خود داشته باشید تا به محض منتفی شدن یک کار، سریع آن را جایگزین کنید، در این صورت نه وقت خود را از دست می دهید و نه انرژی تان را. قدم پنجم شناسایی میزان مناسب خواب، استراحت و تغذیه شما است. اگر بدن شما به میزان کافی استراحت نکند یا غذا به آن نرسد انرژی خود را برای انجام کار ها از دست می دهید و همچنین از لحاظ روانی در شرایط بدی قرار می گیرید. چند ساعت خواب در شبانه روز شما را سر حال نگه می دارد؟ آیا خواب عمیقی دارید؟ چه غذا هایی به شما انرژی می دهند و یاری می نمایند که شما سرحال بمانید؟

یکی از سخت ترین کار ها برای بعضی از ما شاید این باشد که کاری را بلافاصله پس از تصمیم گیری و سریع، همراه با تمرکز زیاد انجام دهیم تا تمام گردد. بهترین دیدگاه این است که کار های سخت یا همان قورباغه را همان اول قورت دهیم تا راحت شویم! در این زمان ضروری است که تمام چیز هایی که حواس ما را پرت می نمایند اعم از موبایل و لپ تاپ را کنار بگذاریم و سعی کنیم هر چه سریع تر کار را تمام کنیم. از قلم نیاندازید که اگر بخشی از کار را سریع انجام دهید و برای انجام بخش دیگر وقفه ایجاد کنید، ممکن است که این کار هیچوقت انجام نگردد!

بعضی از ما عادت داریم که آهسته کار کنیم، خیلی خوب است، اما بیش از حد آهسته کار کردن باعث می گردد که زمان را از دست بدهیم و کار کمتری انجام دهیم. تصور کنید که کسی جلوی در منتظر شما است تا زود تر به او ملحق شوید. پس زودتر کار خود را انجام دهید تا به او برسید. از مهم ترین روش هایی که می توانید موفقیت را بسازید این است که هوشمندانه برنامه ریزی کنید، کار ها را در کمترین زمان انجام دهید، کار ها را هر چه سریعتر انجام دهید و لیست برنامه کار های روزانه را به مرور در طول روز اضافه کنید. همچنین، به دنبال راه های هوشمندانه برای انجام سریع تر کار باشید. اگر ضروری است از دیگران یاری بگیرید، حتما این کار را انجام دهید.

این قدم ها شما را برای رسیدن به اهدافتان آزاد می نماید. اگر متوجه شدید که زمان اختیاری شما هنوز محدود است، پس از آن باید مجددا حجم کاریتان را آنالیز کنید یا یاری بخواهید. برنامه ریزی صحیح شما به عنوان شاهدی برای تعهدات سنگین شما استفاده می گردد. این کار شاهدی برای اتمام وظایف روز شما است. در آخر روز می توانید به لیست خود نگاه کنید و بابت نیرویی که برای انجام این کار ها داشته اید شکرگزاری کنید و برای خود جشن بگیرید. قرار نیست ما سخت کار کنیم، بلکه قرار است هوشمندانه کار کنیم تا به نتایج دلخواه خود برسیم. این مهم است که برنامه شما زمانی را برای اهداف شخصی و حرفه ای شما به وجود آورد.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد

سهند بلاگ: سهند بلاگ: با سهند بلاگ از وبسایت و وبلاگ رایگان بهره ببرید