چگونه ریشه های هر مسئله را پیدا کنیم؟ - مجله سرگرمی

خبرنگاران| ریشه یابی علت مشکل (Problem) یکی از مهم ترین اقدامات اولیه برای آغاز و تحلیل یک ایده می باشد. کارآفرینان تا زمانی که نتوانند ریشه و علت اصلی یک مشکل را بیابند نخواهند توانست تا برای آن مشکل راهکاری مناسب ارائه دهند.

تجزیه و تحلیل ریشه ای (analysis Root cause) و نگهداری پیشگیرانه مفاهیمی است که ما انتظار داریم در مدیریت یک کارخانه ببینیم. استارتاپ ها برای اینگونه تحلیل ها و روش های دقیق زمان کافی ندارند. با این حال کلید موفقیت استارتاپ ها داشتن یک رویکرد سریع برای آزمایش و ارزیابی محصولات می باشد.

یکی از این تکنیک ها، پنج چرا (5 whys) است که ریشه آن در سیستم فراوری تویوتا نهفته است و نشان می دهد که پشت هر مشکل فنی ظاهرا یک مشکل انسانی است. در ادامه خواهیم گفت که تکنیک 5 چرا برای استارتاپ ها چگونه کار می نماید.

پرسیدن چرا ها پشت سرهم تکنیک موردعلاقه بچه های کوچک است. سوالاتی که نهایتا صبر و حوصله شما را از بین خواهد برد. اما همین تکنیک یکی از ابزار های کیفیت است. پنج چرا تکنیکی است که در شناخت مساله و آنالیز آن کاربرد جدی دارد.

با پرسیدن مکرر چرا (5 بار یک قاعده تجربی خوب است)، شما می توانید از لایه های ظاهری یک پدیده عبور نموده و علت ریشه ای آن پدیده برسید. در اغلب موارد دلیل ظاهری یک عارضه می تواند شما را وادار به پرسیدن سوال بعدی کند. هرچند این تکنیک را 5 چرا می گویند، اما شما ممکن است تعداد کمتر یا بیشتر از دقیقا پس سوال بپرسید تا موضوعات و دلایل مربوط به یک مساله را پیدا کنید.

ساکی شی تویودا یکی از پیشگامان انقلاب صنعتی ژاپن، این تکنیک را در سال 1930 ابداع نمود. او یک متخصص صنعت، مخترع و همچنین پایه گذار شرکت تویوتاست. روش وی در دهه 1970 مشهور شد و البته تویوتا همچنان این روش را استفاده می نماید.

تویوتا دارای فلسفه مشاهده از نزدیک (go and see) است. یعنی تصمیم گیری آن بر مبنای شناخت عمیق از آن چیزی است که واقعا در کف کارخانه روی داده است.

تکنیک 5 چرا با این فلسفه همخوانی دارد. خصوصا اینکه تکنیک 5 چرا وقتی توسط افرادی که مستقیما با کار درگیر هستند، انجام می گردد، منجر به نتایج بهتری نیز می گردد. منطق این تکنیک ساده است: مساله موردنظر را بنویس و سپس 5 بار (کمتر یا بیشتر) سوال چرا را بپرسید. زمانی که معیار یا ریشه مساله معین شد، به دنبال حل ریشه ای مساله باشید تا از تکرار آن مساله جلوگیری گردد.

روش 5 چرا در فراوری ناب و در شش سیگما اغلب به عنوان یک ابزار کارآمد معرفی می گردد.

• یاری به معین علت ریشه ای یک مساله
• معین روابط بین علتهای ریشه ای مختلف یک مساله
• یکی از ساده ترین ابزارها که کاربرد راحتی داشته و احتیاج به تحلیل آماری ندارد

• وقتی در مسائل عوامل انسانی نیز موثر است.
• وقتی در مسائل چندین عامل و روابط بین آنها موثر است.
• در عملیات روزمره کسب و کار می تواند استفاده گردد.

اگرچه تکنیک 5 چرا برای حل مساله، بهبود کیفیت و برطرف مسائل استفاده می گردد، اما در مسائل ساده و با سختی متوسط نیز اثربخشی دارد. وقتی از 5 چرا در آنالیز مسائل پیچیده یا حیاتی استفاده می گردد، باید دقت بیشتری به خرج داد.

تکنیک 5 چرا ممکن است منجر به طی کردن یک جهت یا تعداد محدودی جهت در حل مساله گردد، در حالیکه می تواند جهت های مختلفی برای وقوع مساله سخت و پیچیده وجود داشته باشد. در چنین مساله هایی، روش های با دامنه گسترده تر مانند تحلیل علت و معلول یا تحلیل حالات خرابی و اثرات آن موثرتر است. البته تکنیک 5 چرا در اغلب مسائل پیچیده می تواند آغاز خوبی برای شناخت بیشتر مساله باشد.

می خواهید خودتان این روش را امتحان کنید؟ اینها 5 گام اصلی برای انجام 5 چرا هستند:

به محض اینکه مشکل یا شرایط مورد نظر شناسایی شد، همه کسانی را که از این مسئله تأثیر می گیرند و درگیر یا متوجه آن هستند، به جلسه 5 چرا دعوت کنید.

مدیر جلسه کسی است که بتواند بحث را راهنمایی کند. او 5 چرا را خواهد پرسید و مسئولیت ها را برای پیاده سازی راهکار هایی که گروه به آن ها می رسد، بین اشخاص مختلف تقسیم خواهد نمود. بقیه کسانی که حضور دارند، به آن پرسش ها پاسخ می دهند و بحث می نمایند.

هر کسی می تواند مدیر این جلسه باشد، ویژگی های خاصی لازم نیست و احتیاجی هم نیست که آن شخص حتما مدیر پروژه یا مؤسس شرکت باشد. همچنین توصیه می گردد که مدیر جلسه در طول جلسه یادداشت برداری کند، مگر اینکه شخص دیگری را برای انجام این کار معین نموده باشد.

با 5 سطح از چرا، حداقل 5 سطح به لایه های زیرین موضوع نفوذ کنید. به نظر می رسد این آسان ترین بخش فرآیند باشد، اما در حقیقت ممکن است منحرف تان هم بکند! اولین چرا، پرسشی مناسب برای آغاز و کلید این ماجراست.

وقتی 5 چرا را اجرا می کنیم، حرکت در همه جهت های بالقوه، طبیعی و مفید به نظر می رسد و تقریبا جامع است. اما این کار ممکن است حیطه موضوع و اقدامات اصلاحی را که باید انجام شوند نیز بسیار گسترده کند؛ بنابراین باید فرآیندی ناب باشد که در آن انتخاب یک جهت، به ما اجازه می دهد تا فقط آن مقدار از اقدامات اصلاحی را انجام دهیم که برای حل مشکل احتیاج است.

گاهی ضروری است که به خودمان بگوییم: فقط باید یکی را انتخاب کنیم و با همان جلو برویم. اگر مسئله یکسانی دوباره رخ داد، آن زمان می توانیم جهت دیگری را انتخاب کنیم.

در انتها فرآیند، هر یک از چراها و پاسخ مربوط را دوباره آنالیز می کنیم و 5 اقدام اصلاحیِ مرتبط را که همگی روی آنها توافق داریم، انتخاب می کنیم. مدیر جلسه، وظایف و مسئولیت های مربوط به حل مسئله را به افراد مختلفِ حاضر در بحث واگذار می نماید.

پس از هر فرآیند 5 چرا، یکی از افرادی که در جلسه حضور داشته است، آنچه را که مورد بحث قرار گرفته است، تا جای ممکن شفاف و با زبانی ساده می نویسد. سپس نوبت به ثبت و بایگانی مطالب می رسد که یکی از مهم ترین گام ها در کل این فرآیند است، و در نهایت نتیجه به همه اعضای گروه اطلاع رسانی می گردد.

انجام این کار کاملا منطقی است. برای همه کسانی که در گروه حضور دارند فوق العاده مفید است که در جریان باشند و تک تک گام هایی را که برای رسیدن به نتیجه 5 چرا برداشته اید، بدانند.

اریک ریس شرح می دهد که چرا این گام تا این اندازه اهمیت دارد:

مزیت به اشتراک گذاشتنِ این اطلاعات با همگان، در این است که به همه، بینشی از انواع مسائلی که گروه با آن ها روبرو می گردد و هم چنین چگونگی برخورد با این مسایٔل، می دهد؛ و اگر هم تجزیه و تحلیل بی نقص باشد، درک این موضوع را که چرا گروه به جای اضافه کردن ویژگی های جدید، زمانی را صرف پیشگیری از مسئله نموده است، برای همه آسان می نماید. از سوی دیگر، اگر تحلیل ها کامل هم نباشند، باز هم خبر خوبی است. چه تجزیه و تحلیل خوب نباشد و احتیاج باشد آن را دوباره انجام دهید، و چه شرکت تان متوجه نگردد که چرا آنچه انجام می دهید این قدر مهم است، در هر حال می دانید که مسئله ای وجود دارد. کشف کنید که در کدام یک از این موقعیت ها هستید و آن را برطرف کنید.

آژانس دور زمین: دور زمین | سفر به دور زمین هیچوقت اینقدر آسون نبوده! تور ارزان، تور لحظه آخری، اروپا، تور تایلند، تور مالزی، تور دبی، تور ترکیه

banima.ir: قدرت گرفته از سیستم مدیریت محتوای بانیما